V skladu z Zakonom o delovnih razmerjih je delodajalec dolžan sprejeti splošni akt delodajalca/akt o sistemizaciji delovnih mest s katerim določa pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu, oziroma za posamezno vrsto dela. Akt o sistemizaciji delovnih mest predstavlja organizacijski kadrovski akt, ki zapisuje organizacijo podjetja in nanjo »obeša« delovna mesta. Sistematizacija delovnih mest, ki jo zapisuje Akt o sistemizaciji delovnih mest vsebuje opis delovnih mest pri delodajalcu.
Pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest je obvezen za podjetja z več kot 10 zaposlenimi. Izdelan je na osnovi sedanjega stanja, s pogledom na prihodnost. Poleg trenutnih in bodočih organizacijskih enot ter podrejenosti in nadrejenosti pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovni mest določa še nazive, vsebino dela in pogoje za zasedbo posameznih delovnih mest, pristojnosti in odgovoronosti za vsako delovno mesto.
Akt o sistemizaciji delovnih mest predstavlja organizacijski kadrovski akt, ki zapisuje organizacijo podjetja in nanjo »obeša« delovna mesta. Sistematizacija delovnih mest, ki jo zapisuje Akt o sistemizaciji delovnih mest vsebuje opis delovnih mest pri delodajalcu.
Dobra sistemizacija omogoča učinkovito SELEKCIJO KADROV, saj služi kot podlaga za izbor najustreznejših kadrov. Ustrezna opredelitev zahtev, ki jih mora dosegati delavec na določenem delovnem mestu nam namreč omogoča, da bolj zanesljivo izberemo ljudi, ki bodo določeno delo opravljali kar najbolj učinkovito.
Dobra sistemizacija delovnih mest omogoča:
Nudi osnovo za pripravo ustreznih kriterijev za NAGRAJEVANJE ter MOTIVIRANJE ZAPOSLENIH.
Dobra sistemizacija delovnih mest mora biti prilagojena velikosti, kompleksnosti in specifikam podjetja in dejavnosti. Vsebovati mora premišljeno in sistematično urejeno organizacijo delovnih mest, vendar do te mere, da omogoča fleksibilno obnašanje in kadrovanje podjetja na trgu.
V sistemizaciji se jasno in nedvoumno določi organizacijska struktura in organizacijska shema, v katero so vpeta posamezna delovna mesta. Pomemben del sistemizacije delovnih mest so opisi delovnih mest, ki vsebujejo zlasti dober opis delovnih nalog, pogoje za opravljanje dela.